CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA

1. INTRODUCCIÓN

El compromiso con la ética es un pilar esencial para el buen funcionamiento de Aicox. El presente Código Ético y de Conducta formaliza el compromiso de Aicox con la ética y es la norma fundamental que nos vincula ante nuestros clientes, proveedores y cualquier tercero que tenga relación con nosotros y cuyas opiniones y decisiones influyen en los resultados económicos o impactan en nuestra reputación.
Este Código recoge y ejemplifica el modo de actuación de todos los que formamos parte de Aicox, estableciendo nuestro firme compromiso de actuar con la máxima transparencia y honradez para generar confianza en nuestras relaciones con terceros puesto que consideramos muy importante realizar nuestras actividades empresariales de manera responsable y generando valor a la sociedad.
Las normas establecidas en este Código están diseñadas para proteger la integridad de Aicox y garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones dónde quiera que la empresa ejerza su actividad y reflejar su compromiso con la sostenibilidad y el buen gobierno.

2. OBJETIVO

El objetivo de este Código es proporcionar una guía deontológica a todas las personas que formamos parte de Aicox para conocer los valores éticos de Aicox y las pautas de conducta y criterios de actuación a seguir en nuestra actividad profesional a fin de promover una cultura ética y de cumplimiento dentro de nuestra empresa.
La conducta que infrinja estas normas no será consecuente con el modo de actuación de Aicox, y la infracción de este Código supondrá la adopción de acciones disciplinarias o de desvinculación respecto de la persona que las infrinja.
No se pretende abarcar todas las situaciones posibles que puedan surgir en el ámbito profesional, sino establecer unas pautas mínimas de conducta que deben orientarnos en nuestra forma de actuar durante el desarrollo de nuestra actividad profesional.

3. ÁMBITO Y SUJETOS DE APLICACIÓN

Las directrices contenidas en este Código se aplican a todas las personas que formamos Aicox, sin excepción alguna, sean empleados o miembros del órgano de administración, por lo que es necesario que todos conozcan, entiendan, asuman, cumplan y hagan cumplir este Código en el ámbito de sus funciones y responsabilidades.
Velaremos porque aquellos que se relacionan con Aicox, como nuestros proveedores, cumplan con las directrices contenidas en este documento.

4. RESPONSABILIDADES

El Administrador Único es el responsable de aprobar el Código, representando así su compromiso con el sistema de cumplimiento y ética de Aicox.
Los empleados de Aicox tienen las siguientes responsabilidades:

• Conocer el Código y actuar de acuerdo con los valores, principios y pautas de conducta recogidos en el mismo.
• Colaborar con los otros miembros de la empresa para que puedan llevar a cabo una conducta acorde con los valores éticos, principios y pautas de conducta del Código.
• Promover con el ejemplo en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades la cultura ética y los valores recogidos en el Código.
• Participar activamente en las acciones de formación y sensibilización para la promoción de la ética y el cumplimiento.
• Comunicar cualquier incumplimiento del Código y de la legislación aplicable.
• Consultar cualquier duda que pueda suscitar la aplicación del Código.
• Realizar un uso responsable del Canal de Denuncias de acuerdo con el principio de buena fe.
• Colaborar activamente y con lealtad en el desarrollo de los expedientes de investigación y consulta derivados del Código.

5. NUESTROS VALORES Y PRINCIPIOS ÉTICOS

Los valores éticos y principios básicos de actuación que deben constituir una guía obligada de conducta ética empresarial de las personas incluidas en el ámbito de aplicación del código:

Prevención de la corrupción: Aicox está comprometida en cumplir de manera estricta la legislación vigente en cada uno de los lugares dónde opere, con tolerancia cero hacia la corrupción ya que la misma evita un grave perjuicio social, reputacional y económico para nuestra empresa, las personas que la conforman y la sociedad en su conjunto.

Por ello, se espera de nosotros que:

• evitemos cualquier conducta que pueda interpretarse como un engaño hacia nuestros grupos de interés o que pueda afectar a la imparcialidad y objetividad de terceros con los que nos relacionemos;
• conozcamos las actividades de terceros con los que mantengamos relaciones comerciales para asegurarnos que también rechazan la corrupción;
• nos aseguremos de que los servicios que nos presten sean legales;
• evitemos realizar pagos en los que no queden claramente justificados su cuantía, destinatario y finalidad;
• evitemos realizar cualquier actividad que pueda generar la sospecha de estar relacionada con la corrupción;
• no aceptemos o realicemos regalos, préstamos, favores o compensaciones de clientes, proveedores o terceros excepto aquellos obsequios de valor irrelevante que correspondan a usos de cortesía habituales.

Prevención del blanqueo de capitales: Aicox rechaza cualquier práctica en la que exista la certeza de estar vinculada al blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo o cualquier otra actividad delictiva.

Por ello, se espera de nosotros que:

• nos aseguremos de la identidad de las personas y empresas con las que firmemos acuerdos;
• tengamos especial precaución en las operaciones en las que actúen empresas en las que no es posible identificar al socio o propietario;
• no aceptemos pagos no acordados en el contrato, o usando pagos en metálico o con cheques al portador o a través de cuentas en paraísos fiscales.

Transparencia en la gestión de nuestros intereses: Aicox está comprometida con el establecimiento de unas relaciones intachables, basadas en la transparencia, la lealtad y el respeto hacia todos los terceros con los que nos relacionemos por nuestras actividades.

Por ello, se espera de nosotros que:

• la información que facilitemos sea veraz;
• preservemos la información confidencial a la que tengamos acceso y evitemos compartir la información con terceros, especialmente con competidores del propietario de dicha información.
• actuemos con transparencia en las licitaciones, sin llevar a cabo ninguna actuación que pueda interpretarse como un intento de manipular el resultado;
• nos aseguremos de tratar con transparencia e igualdad de trato a nuestros proveedores;
• abandonemos cualquier reunión con otras organizaciones en las que se traten temas que puedan llevar a manipular los precios de mercado de productos y servicios;
• evitemos manifestaciones engañosas sobre terceros que puedan menoscabar su reputación.

Responsabilidad fiscal: Aicox está comprometida con el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, actuando de forma transparente, proactiva y cooperando con las administraciones públicas para cumplir con sus obligaciones legales.

Por ello, se espera de nosotros que:

• la información que facilitemos a la administración tributaria sea veraz, concreta y en plazo;
• que actuemos con prudencia a la hora de tomar decisiones que puedan generar un riesgo de naturaleza tributaria.

Mejora continua de nuestros servicios: Aicox está comprometida con un proceso de mejora continua de nuestros servicios, para proporcionar a nuestros clientes servicios de máxima calidad que den respuesta a sus expectativas y favorezcan una relación de confianza y beneficio mutuo.

Por ello, se espera de nosotros que:

• proporcionemos servicios de la máxima calidad que den respuesta a la demanda de nuestros clientes;
• actuemos favoreciendo la confianza mutua y la transparencia;
• gestionemos y resolvamos las consultas y reclamaciones de nuestros clientes de forma rápida y eficaz;
• evitemos incurrir en conflictos de intereses en las relaciones comerciales con nuestros clientes;
• no ocultemos información relevante a nuestros clientes en relación con los servicios que prestamos;
• evitemos utilizar prácticas comerciales irregulares para la obtención de clientes o para que éstos modifiquen su imparcialidad en la valoración de nuestros servicios.

Relaciones responsables con nuestros proveedores: Aicox considera a sus proveedores y subcontratistas elementos muy importantes en el desarrollo de su actividad, por eso promueve con ellos relaciones basadas en principios tales como no discriminación, igualdad de trato, reconocimiento mutuo, proporcionalidad y transparencia.

Por ello, se espera de nosotros que:

• actuemos de forma objetiva, transparente e imparcial en procesos de adquisición de bienes y/o servicios;
• mantengamos un comportamiento impecable en nuestra interacción con ellos;
• desarrollemos una comunicación clara y precisa con los proveedores evitando posibles conflictos;
• evitemos incurrir en conflictos de intereses;
• no manipulemos, ocultemos o utilicemos de forma inapropiada la información privilegiada o confidencial que podamos obtener en nuestra relación con los proveedores;
• no ocultemos o encubramos cualquier sospecha de corrupción, soborno u otros comportamientos ilegales por parte del proveedor.

Respeto a los trabajadores y sus derechos: Aicox está comprometida con la prevención del trabajo infantil y la eliminación del trabajo forzado u obligatorio, oponiéndose a cualquier practica que suponga discriminación en el empleo o una vulneración de la intimidad de sus empleados y de sus familias. Asimismo, Aicox garantiza la libertad sindical, el derecho de asociación y la negociación colectiva de sus trabajadores.

Por ello, se espera de nosotros que:

• participemos en las iniciativas de la organización para el desarrollo de los derechos laborales y la creación de un empleo estable y de calidad, creando un clima que propicie el entendimiento;
• nos involucremos en las actividades de formación y sensibilización que promueva la organización;
• no permitamos la discriminación asociada al origen étnico o cultural, discapacidad, nacionalidad, sexo, opción sexual, religión, edad, origen social o ideología, etc.;
• no mantengamos conductas que puedan ser constitutivas de acoso moral o sexual;
• no admitamos incumplimientos de nuestros socios de negocios, proveedores o clientes en materia de derechos fundamentales laborales o de cualquier forma de trabajo infantil.

Seguridad, salud y bienestar laboral: Aicox busca proporcionar a sus empleados medidas que favorezcan el equilibrio entre sus proyectos personales y profesionales. Aicox está comprometida con la implantación de las mejores prácticas de materia de seguridad laboral, manteniendo una cultura de tolerancia cero con el incumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales.

Por ello, se espera de nosotros que:

• participemos en las iniciativas de la organización para promover la salud de los empleados y creemos un ambiente de trabajo que compatibilice los compromisos profesionales con el desarrollo personal;
• participemos en las actividades de formación y sensibilización que promueva la organización;
• apoyemos la mejora continua en materia de seguridad, salud y bienestar de acuerdo con la normativa aplicable, cumpliendo con la formación para el desarrollo de las actividades asociadas a los puestos, usando los equipos de trabajo y los medios necesarios para realizar el trabajo en condiciones seguras;
• no trabajemos bajo los efectos de bebidas alcohólicas, drogas o cualquier otra sustancia que pueda afectar al comportamiento y juicio profesional;
• promovamos el cumplimiento por parte de nuestros proveedores de las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo.

Respeto a la diversidad: Aicox está comprometida en promover un entorno de trabajo basado en el respeto, la diversidad y la igualdad, libre de discriminación y eliminado barreras respecto al género, experiencias, conocimientos, edades, etc.

Por ello, se espera de nosotros que:

• propiciemos un entorno de respeto y tolerancia, favoreciendo la colaboración y la libertad de expresión;
• evitemos arbitrariedades, ejerciendo las responsabilidades de forma justa, equitativa y respetando la dignidad de las personas;
• evitemos cualquier conducta que pueda ir contra la igualdad de género y el respeto a otros colectivos como el LGTBI;
• facilitemos la integración y el desarrollo profesional de compañeros que tengan alguna discapacidad.

Protección de la información y de los datos personales: Aicox está comprometida con una gestión segura y responsable de la información a la que tenga acceso, de manera que se garantice su confidencialidad y solo sea accesible a las personas autorizadas para ello.

Por ello, se espera de nosotros que:

• firmemos acuerdos de confidencialidad para aquellos proyectos en los que se requiera la utilización de información confidencial;
• adoptemos medidas para proteger la información de carácter confidencial a la que tengamos acceso, sea de Aicox o de otras empresas;
• respetemos las medidas de seguridad establecidas para garantizar la protección de la información y de los datos personales;
• comuniquemos cualquier incidente que afecte a la seguridad de la información y de los datos personales tratados por la organización;
• respetemos la intimidad personal y familiar de todas las personas a cuyos datos personales tengamos acceso;
• no utilicemos la información confidencial para un beneficio personal o de terceros;
• no conservemos o utilicemos información de Aicox una vez concluida la relación laboral.

Difusión de información: Aicox está comprometida con los principios de claridad, transparencia y veracidad, difundiendo información clara, veraz, íntegra, adecuada y fiel de nuestra gestión.

Por ello, se espera de nosotros que:

• proporcionemos información veraz, clara y en plazo, teniendo en cuanto la protección de información confidencial y los datos de carácter personal a los que se tenga acceso;
• no ocultemos o simulemos datos, asientos, operaciones contables u obligaciones contraídas por Aicox;
• no destruyamos, alteremos u ocultemos documentos en previsión o como consecuencia de procedimientos de auditoría o investigaciones;
• no realicemos o colaboremos con actividades ilícitas para defraudar los legítimos derechos de terceros.

Protección y uso responsable de activos: Los activos de Aicox son un elemento fundamental en el logro de sus objetivos de negocio. Por ello, es fundamental un uso adecuado, responsable y eficaz de todos los activos de la organización (instalaciones, equipos, recursos económicos, propiedad intelectual, etc.) y que mantengamos el buen nombre de la organización en todo momento puesto que Aicox considera su imagen y reputación como uno de sus activos más valiosos.

Por ello, se espera de nosotros que:

• usemos los activos de la organización de forma lícita, prudente y responsable y los protejamos de robos, pérdidas, daños o de usos no autorizados.
• protejamos los datos y sistemas de información con el uso de contraseñas que salvaguarden los activos, sin facilitárselas para su uso por otras personas;
• no instalemos y utilicemos aplicaciones en los equipos sin la debida autorización;
• mantengamos un entorno de trabajo en correcto estado de cuidado y seguridad;
• protejamos la propiedad industrial e intelectual de Aicox y de terceros;
• no utilicemos el logo de Aicox para expresar opiniones personales, abrir cuentas en internet o darse de alta en foros y redes sociales sin estar autorizado para ello.

Conservación y mejora del medio ambiente: Aicox mantiene un compromiso con la protección y mejora del medio ambiente, minimizando los efectos no deseados de su actividad.

Por ello, se espera de nosotros que:

• conozcamos y cumplamos los requisitos legales y voluntarios adoptados en materia ambiental por la organización para reducir nuestra huella de carbono y ayudar en materia de cambio climático;
• participemos en todas las iniciativas propuestas por la organización para minimizar residuos y ser más eficientes en el uso de los recursos naturales tales como materias primas y energía.

6. POLITICAS CONCRETAS EN DIVERSAS MATERIAS

En Aicox contamos con documentos específicos relativos a distintas políticas de la organización:

• Política de Prevención de Conflictos de Interés
• Política Anticorrupción
• Política de Atenciones y Regalos
• Política de Seguridad de la Información

7. ENTRADA EN VIGOR

El presente Código entró el vigor el día 14 de septiembre de 2023.
El Código se revisará periódicamente con el objetivo de ajustar sus requerimientos a la realidad de Aicox.